建立一个企业级视频会议战略对大多数企业来说都是一项多层面的挑战。这将从鉴定使用案例为开端，随后在适当的地点部署视频会议终端来服务这些案例，但这不意味着部署完成了。企业还需要清楚这些终端将怎样影响视频会议网络的需求，建立辅助服务以保证技术的易用性和满足用户所期望的服务质量的一贯性。
据视频会议协调人Lynette J.Holloway表示，密西根监狱部门拥有一个广阔的、可拓展的一系列使用案例。因为视频会议已经变得越来越流行，Holloway已经把其原定的视频会议终端进行了变型和再拓展，变化成一个新网络，并提供用户服务支持。
Holloway表示：“我们在很多方面都将使用视频会议技术，已在每个监狱中都配备了远程医疗技术，也刚刚开始使用远程精神病学。另外，我们使用视频会议系统完成了所有的假释听证会。去年我们完成了2.2万个假释视频听证会，这已经成为我们部门管辖范围内的最核心业务。”
对于监狱部门来说，单单假释听证会就是一项重要的使用案例。按照惯例，听证会成员需要赶到配备了能收听到听证会相应设备的办公室，有时那些办公室需要开车580公里。一周的听证会，通常听证会成员需要在路程上花费2天的时间。
Holloway表示：“现在假释判决的时间已经从原来的2-3周的时间缩短到一周内决定。”
视频会议终端将由使用的案例决定
新的使用案例已与监狱部门溶为一体，貌似可以使用视频会议系统来连接外部的组织机构，并允许囚犯在不离开他所在监狱的情况下，出席法庭的听证会。在新囚犯重返社会的司法程序中，囚犯通常需要一个月或更多的时间才能完成重返社会的流程，他们必须先与当地社区专家沟通，这些社区专家将帮助囚犯解决住所、工作、医疗及其他他们将会遇到的一些问题。
Gartner公司的首席分析家Robert Mason最近出版了《创建全球视频会议战略》的报告，其中指出，深入理解视频会议的潜在使用案例，对于选择正确的视频会议终端是非常关键的。一个企业在选择终端的过程中也将帮助它选择其他的基础设施，这也将支持企业机构内的视频会议系统。
Mason表示：“会议的类型将引导用户选择相应类型的终端。通常情况下，如果你需要一个视频会议系统专注于这个区域的集线器和总部，你必须拥有多对多的通话，而不是一对一的通话，这将推动用户选择高端，基于房间的终端。用户可能会选择配置网真或高清装置作为房屋设计的一部分。”
Holloway表示她的部门在密西根铺设了180个终端，45个监狱都配备了2个高清室内系统，大多数都选用了Polycom HDX 8000s。Holloway部门的所有终端都来自Polycom公司。位于美国密西根州首府兰辛市的监狱总部，配置了15个国立听证会成员，并且都采用了15 HDX 4000桌面视频会议系统和4个传统的室内视频会议系统。一些Polycom CMA台式机应用程序也将会被其他的组织机构所采用。
使用案例和终端因素将决定视频会议系统的网络需求
Holloway表示：“我们将开始启用初级的ISDN系统，我们从1996年就开始活跃于视频领域，并在大规模限制ISDN的时期回归。在过去的4-5年的时间里，我们已经从ISDN领域转移，并已把视频业务扩展到整个密西根州。”
Holloway表示她的视频会议网络需求已经增长，因为其部门拓展了视频会议的使用，并从原有的标清VTEL设备升级到了Polycom的高清设备。ISDN对于新加入的高带宽视频会议用户来说是非常昂贵和难以接受的。
我们做了一些网络评估，并试图判断宽带消耗的底线是否由于视频会议的引导视频引发，并且正好赶上网络饱和，虽然我们已经用其他的T1线路做补充。因为我们为辅助T1网络付出的开支比以前的VPN ISDN网络少，所以网络拥堵现象还是发生了。
Mason表示，企业必须考虑他们可能会碰到的终端类型和使用案例的类型，这将帮助用户判定视频会议网络的需求。当今，ISDN大量使用在传统的环境，或那些委托合作伙伴公司管理的企业机构，因为这些合作伙伴都采用了ISDN网络传输视频通信。
那些拥有技术专家的企业机构，和那些有足够能力在其网络广泛覆盖的领域部署视频会议系统，就类似密西根监狱部门所实施的。这些将需要高质量，或采用大量高端视频会议终端的系统，特别是网真系统，这些网真系统将与叠加网络配套。
Mason表示：“叠加网络的下滑，久而久之危机将快速地延伸到服务提供商身上。这也是非常有效的办法来连接室内系统，但随着台式机视频使用的日益增多，在某些点上所有的台式机视频都必须通过叠加网络导出，同时抑制过高的回传价格。”
视频会议战略还必须包括桥接能力
Holloway表示其部门实施的大多数的视频会议都是点对点的方式，尤其是远程医疗会话和假释听证会。她愈加支持多点视频会议会话，但参与者都必须来自外部组织机构。例如一个视频庭审可以通过一个监狱视频会议系统联通一个囚犯，并组织在法院中的一个法官和在其他地点的一些证人同时参与庭审。
她还表示：“对于多点呼叫，Holloway已拥有一个低端的Polycom MGC网桥。网桥一般都用于预定、多点通话和介于不同网络之间的通话。”网桥还将给Holloway带来更多通话的可见性。在点对点通话中，她和她的员工仅可以掌握终端的情况。但当通话通过网桥联通时，她将可以从一个全网的视点观察每个独立的视频会议会话，并掌握更多的情况。
Holloway表示：“通过任何从网桥发起的通话，我们都可以迅速入手找出其使用的语音算法和视频编码类型。我们还可以分析通话的兼容性，可以分析出任何从台式机上发起的，最终将达到法庭的通话，这是流程是非常困难的。我们仅仅可以看到丢包率和每秒的帧数。但我们可以在流量到达互联网极限的时候，发现哪里出现了故障。”