1.1档案管理现状 

国家及企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要，其主要体现在以下几个方面：

(1)档案工作流程繁琐低效、整理时间冗长。档案的管理工作均采用传统的手工处理方式完成，工作既繁琐效率又低下。

(2)档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 

(3)档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。

(4)档案的安全保障能力弱，无法有效保障档案的安全，防止档案被恶意盗损坏。

(5)档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

(6)档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。

鉴于目前档案管理存在的种种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的信息化、自动化带来更多的便捷性，具有其他技术方式无可比拟的优越性。促进传统观念的转变、提高现代化档案管理意识，在形成新型的档案保管和利用等方面均产生了强劲的推动作用。

 

1.2系统建设目标 

目标是实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。于此同时充分体现了行业界的技术优势，与国际化档案智能化管理接轨。

 

2、系统特色 

 

2.1先进的RFID技术 

本系统采用当前最先进的RFID技术进行构建。RFID具有读取方便快捷、识别速度快、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等众多优点，是物联网行业的核心技术，是物联网行业未来的发展方向和趋势。

 

2.2组件式软件系统 

软件系统架构采用模块化组件式结构进行搭建，提高系统的可扩展性和可剪裁性。可以提供高弹性的业务扩充需求和精简的业务需求。提高软件系统的应用范围，同时满足大小客户的不同应用需求。

 

2.3系统级联部署 

系统使用独立的目录服务器，根据该服务器的数据，可以把各自独立的档案系统进行组合级联，形成一套国家级的档案系统。实现整个系统内数据和档案的一体化查询。

 

2.4高安全档案管理 

本系统提供高安全的档案管理。在系统中综合运用高级门禁系统（多卡开门模式、N+1卡模式等）、视频监控联动、环境监控、红外区域防护技术以及先进的RFID技术实现对档案的保存和存取的多重防护，确保档案的存储和进出安全。对于更高安全级别的档案可以设置机密库房，实现更高的访问安全控制。

 

2.5精准的定位检索 

在先进的RFID技术基础上，配合先进的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，并实现快速精准的定位。从而实现高效的档案检索、存取，提高档案的可管理性，提高工作效率。

 

2.6高效的档案存取 

在精确的档案定位基础上，基于RFID的技术优势（高识别速度、穿透性识别等），可以实现批量档案的存取。在进出档案库时，实现堆垛扫描，极大的提高档案的存取效率。

 

2.7档案生命周期管理 

很多档案都具有一定的保存期限（如代管业务档案），本系统支持对档案的生命周期的管理，可以记录档案的保存起止时间并及时提醒到期的档案，释放档案存储空间。

 

2.8一体化联动 

本系统支持门禁、视频监控、环境监控、周边防护、LED公告显示等系统的一体化联动，从而使得这些独立的系统互相配合工作，实现最大化的功能应用。提供对整个档案馆安防、环境监控、信息公示等的一体化解决方案。

 

2.9信息公示 

通过在档案查阅大厅设置LED公告显示屏，显示档案查询者所查询的档案当前所处的状态、检索进度等信息，方便档案查询者了解查询情况，提高查询者满意度。通过在档案库设置小型LED显示屏，显示库存、库房访问者、环境等信息，提高档案库的可管理性。